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O ambiente corporativo seria muito mais agradável se todos buscassem ter uma empresa mais organizada, não é mesmo?
Seja na vida pessoal ou profissional, costumamos ficar apreensivos em situações onde não encontramos aquilo que precisamos, pois há sempre demandas que exigem um pouco mais de agilidade e urgência.
Mas, existe uma tática infalível para não se passar por situações em que se pode perder um cliente, deixar de vender um produto ou fechar um contrato por causa de um atraso: a organização.
Não é sem motivo que muitas empresas exigem que seus fornecedores tenham o certificado ISO 9001, o qual serve para garantir que o fornecedor terá um mínimo de organização.
São os pequenos detalhes de organização que nos fazem ganhar ou perder tempo quando precisamos fazer uma consulta. Então, procure manter o padrão de deixar o mais recente na frente e o mais antigo atrás. Se você quiser inverter a ordem também pode – o que importa é você e as outras pessoas manterem um único padrão em todos documentos e objetos da empresa.
Sabia que muitas promoções de bebidas e alimentos perecíveis que encontramos são porque as pessoas que armazenam colocam os itens mais novos em lugar errado e reabastecem as prateleiras com os itens mais recentes? Para não perder os produtos mais antigos por conta da validade, os supermercados e lanchonetes fazem promoções.
Em todos os segmentos a organização é importante, mas há alguns em que a falta dela pode implicar em prejuízos enormes. Portanto, organizar melhor é lucrar mais.
O lugar dos documentos e objetos de uma empresa, bem como os procedimentos, não pode ser a cabeça de uma única pessoa.
Tudo deve estar bem documentado, arquivado em local adequado e etiquetado, porque se a pessoa sair da empresa ou ficar doente o fluxo de trabalho seguirá normalmente, pois todos saberão o que fazer, como, quando e porquê.
Agora algumas dicas práticas que você pode aplicar na sua empresa para torná-la mais organizada. Confira:
Itens que compartilham alguma característica em comum ficam próximos, por exemplo, nota fiscal junto com demais documentos de contabilidade.
Organize os documentos seguindo um padrão como a frequência de uso, ordem alfabética e/ou cronológica. Isso vale tanto para arquivos físicos quanto para documentos digitais.
Deixe aquilo que sempre utiliza em um lugar de fácil acesso, de preferência criando zonas de armazenamento para guardar após o uso.
Para as empresas que precisam manter documentos físicos mas não utilizam com frequência, um guarda documentos é uma opção mais segura, sem risco de estragar ou perder, por exemplo.
Para ter uma empresa mais organizada é preciso que todos os colaboradores tenham suas demandas e compromissos anotados, de forma digital ou física, caso prefiram. Assim, será mais fácil cumprir todas as atividades sem esquecer nada importante.
Existem muitas ferramentas que podem te ajudar a complementar o item anterior. Se você tem muitos compromissos compartilhados com a sua equipe, talvez o Google Agenda ou o Trello possam ser úteis na comunicação. Mas se deseja ter algo privado e gosta de fazer anotações, planners e agendas podem ser itens valiosos na sua rotina.
Após implementar novos sistemas de organização e ferramentas de gestão, um passo importante para manter a ordem a longo prazo é capacitar sua equipe para que possam manter o que foi estabelecido.
Essas são dicas úteis que você também pode aplicar na organização da sua casa para a conservação dos documentos e objetos, evitando que eles se estraguem ou fiquem perdidos.
Assim você tem mais tempo para ficar com a sua família, ao invés de passar pelo estresse de não encontrar o que precisa.
Ficou com alguma dúvida sobre dicas para uma empresa mais organizada, produtiva e Lucrativa? Veja isso e muito mais no blog da LocalBox! Aqui você encontra diversos conteúdos para gerenciar melhor sua casa e trabalho.
