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Uma empresa saudável é uma empresa organizada. Quanto a isso, não resta dúvidas, não é mesmo? É praticamente impossível que um negócio, independente do segmento ou porte, consiga lidar com as tarefas administrativas diárias sem o mínimo de organização. E são vários os motivos para isso, a começar pela necessidade de acesso a informações importantes, seja para cumprimento de alguma exigência legal ou mesmo para negociação com colaboradores, fornecedores e clientes. O fato é que através de técnicas de arquivamento de documentos é possível ter um dia a dia mais tranquilo nesse quesito.
E este é o assunto do post de hoje, aqui no blog da LocalBox. Separamos 5 técnicas de arquivamento de documentos para empresas. Confira!
Antes de conhecermos as cinco principais técnicas para arquivamento de documentos, é importante ressaltar que cada empresa tem suas particularidades e elas devem ser respeitadas e consideradas ao se pensar num sistema organizacional. O ideal, ao analisar a lista abaixo, é identificar qual sistema melhor se adequa ao dia a dia do seu negócio e também em relação aos perfis de funcionários que irão lidar com todos os documentos, consulta, retorno, etc. Conheça as técnicas:
1 – Ordem alfabética: esta primeira técnica é a mais lógica de todas e nem poderia ser diferente, afinal de contas o objetivo do arquivamento de documentos é garantir praticidade (para consultas diárias) e segurança (para não se perder nenhum documento). Logo, ao organizar todos os itens em uma ordem crescente, de A a Z, o processo é facilitado.
2 – Organização por assunto: também muito comum no mundo corporativo, a organização por assunto facilita a consulta de determinados documentos em situações particulares. Por exemplo, quando precisa consultar a folha de pagamento de um colaborador, dentro desse sistema, você não precisa perder tempo procurando pelo nome da pessoa, basta ir direto à pasta / arquivo que contém todos os itens deste assunto.
3 – Método numérico: segue a mesma lógica da organização por ordem alfabética, mas ao invés das letras em ordem crescente, são utilizados números no mesmo sentido. É uma técnica de organização mais indicada para armazenamento de relatórios paginados e/ou documentos com numeração de códigos ou páginas.
4 – Microfilmagem: consiste no registro fotográfico dos documentos. A digitalização é uma estratégia moderna e presente no dia a dia de empresas que estão preparadas para o futuro.
5 – Treinamento: esta uma técnica é mais relacionada à operação humana. Treine um colaborador para ser o (a) responsável pela consulta, retirada e devolução dos documentos. Essa é uma boa estratégia porque uma pessoa treinada terá mais compromisso com essa função, ou seja, não será apenas mais uma tarefa de um colaborador com outras preocupações e que estará “quebrando um galho”. Torne o processo oficial.
Caso tenha dificuldades físicas (falta de espaço) para ter um arquivamento de documentos realmente eficaz e seguro, a LocalBox oferece espaços destinados exclusivamente para isso! São anos de experiência no mercado e uma infraestrutura moderna e atualizada para que você mesmo armazene documentos administrativos com o máximo de segurança.
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Crédito: Ivan-balvan / Tipo de licença: Royalty-free / Coleção: iStock / Getty Images Plus
